Konstituerendemøde 03-05. 07. 2015

Fredag. Observationsdag (Vi samler information om os selv, de andre og foreningen)

Intro til møde weekend (10 – 11)

Forklare:
– Facilitator role
– Consent / Objections
– Kunstfærdige deltagelse
– Møde mål (at lære at kende hinanden, forbedre foreningsstruktur, opgave påtagelse)

Finde:
– Facilitator –> Candela, Cathrine, Ellis
– Referent – postmaster –> Jens
– Tid master –>  Kurt
– Humør aftasteren (Klokke, energizers, osv) –> Cathrine
– Kamera ansvarlig –> Christine

Gennemgå dagsordenen (10 min)
-spørgsmål, reaktioner, objektioner, tilføjelser.

Rivers of life (11-11:30)
Fortælle og vise med en tegning om dit liv og hvordan det har tage dig hele vejen her til.

Frokost (11:30-13)

Dybere forståelse af hinanden (13-14)
Margulis hjul.
-Hvad kan du godt lide om dig selv?
-Hvad vil du gerne blive bedre til?

Trædecirkel (alle der kan forholder sig til det der bliver sagt, træder ind i cirklen).
– Hvad brænder du for?

Dragon dreaming kort (Dreamers, planners, doers, celebrators).
– Hvad er dine styrker?
– Hvad er dine svagheder?

Runde med hvad får du ud af at være i bestyrelsen? Hvad vil du gerne lære?

Vision, Mission og Mål (14-17) Cathrine

Oplæg om Vedtægter, Handlingsplan og fremtidig operationalisering af denne, beskrivelse af arbejdsmetoder (Vision, Mission og Mål),
3 Åben runder for Spørgsmål, reaktioner og kritik, men ingen beslutningsændringer.

 

Permablitz. 17:05.

Aftensmad

Rundvisning

Lørdag. Analyse dag (Vi prøver at se det overordnede billede, lave nyttige forbindelser, osv)

 

Gruppekortlægning (10-11)   Ellis

Skriv sammen på små sedler alle de gruppe/pligter man finder i forening (essentielle / ønskede)

Lave forbindelser mellem cirkler ud af fra kernegruppen (bestyrelsen).

Store datter gruppebeskrivelser (11-12)

– Meaning. Hvorfor eksistere?

– Kriterier. Hvad skal det have for at fungere?

– Mål. Hvad skal de lave?

– Navne alle Opgaver?

– Hvad er beslutningskraft?

– Hvor tit skal de mødes?

– Hvor ofte skal det evalueres?
Præsentere grupper.

Frokost (12-13)

Store datter grupper Tovholder valg (13-15)

– Nominering (1 eller personer).

– Siger hvem og hvorfor.

– Ændre nominering.

– Siger hvem og hvorfor.

– Tæller stemmer.

– Objektioner.

– Consent.

– Fejre.

 

Søndag. DesignDag

Modergruppe struktur anno 2015

 

Modergruppe = MG  (selve bestyrelsen)
Store Dattergruppe = STG  (De forskellige udvalg)
Lillebror = LB  (arbejdsgrupper)
Sætninger skrevet med denne farve, er sætninger jeg ikke helt kunne tyde på plakaten (sjusket skrift).
   

Økonomi
Gruppe: Kurt (og en lærling)

Formål:    Holde styr på PKDK’s økonomi og sørge for den vedvarende sund og             aktiv. Dette viser foreningens troværdighed udadtil.

Kriterier:     Man skal besidde økonomiske færdigheder således, at man er i stand        til at føre et revisor-egnet og professionelt regnskab, samt opstille et        budget. Dette skal gøres sådan, at det skaber en gennemsigtighed.

Mål:        Kassererens opgave består i styre foreningens indtægter og udgifter         med den retmæssige dokumentation. Der skal udarbejdes budget over        disse. Dette gælder også for projektøkonomien. Der skal ved                udgangen af hver måned uploades et kontoudskrift på Google Drev til        benyttelse og i samarbejde med STG Medlemspleje. Der aflægges            løbende beretning ved MG mødet efter behov og til den årlige            generalforsamling.
Ved ønske om at stoppe som kasserer, skal denne “optræne” en            lærling, som er interesseret i at fortsætte denne post ved fratrædelse af        den nuværende. Hvis og såfremt at en sådan er kendt.

 

Beslutningsgrundlag:
Kassereren har mandat til almindelig og budgetmæssig karakter. Ved        ekstraordinære sager træffes beslutningen i samråd med MG ved            næste MG møde.
Antal møder:    Da kassereren umiddelbart er én person er dette ikke relevant.            Arbejdet skal udføres løbende.

Evaluering:    En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende        møde.

Medlemspleje
Gruppe: Heidi, Ellis og Jens

Formål:    Administrere og fastholde medlemmer samt inddrage dem.

Kriterier:    Denne har sin egen mailadresse. En medlemsplejer skal kende til                proceduren og rutinerne. Ligeledes skal man kunne benytte                    medlemslisten og emailskabelonen. Aflægge nyhedsfeed til                    Nyhedsbrev.

Mål:        Vedligeholde og opdatere medlemslisten samt videreudvikle den om        nødvendigt. Dette gøres i samarbejde med det månedlige kontoudskrift        uploaded på Google Drev. Stå for kontingent registrering og                opkrævning. Få nye    medlemmer til at føle sig velkomne i                velkomstmailen og samtidig give dem det seneste nyhedsbrev og            velkomstbrev. Sparre og supporte i at lave mailliste ved forespørgsel        fra de øvrige STG. Holde kommunikation med Lev Bæredygtigt.
Der aflægges løbende beretning ved MG mødet efter behov og til den        årlige generalforsamling.

Beslutningsgrundlag:
Skal følge MG´s retningslinjer og henvende sig til MG ved nye tilfælde.

Antal møder: Holder løbende mailkorrespondance efter behov.

Evaluering:     Efter udsendelse af nyhedsbrev ??
En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende        møde.

 

IT
Gruppe: Heidi, Astrid og Jens

Formål:    Basisfunktion: at udvikle og vedligeholde det IT-tekniske område.
Kriterier:    Kræver at man har et vis niveau af IT-kompetencer. Har tid og lyst til at            kende, overskue og arbejde med domæne og systemer (Google Docs,            Google, wordpress mm.) Have overskud til at vejlede de øvrige STG            for hjælp.
Have god kommunikation og forventningsafstemning.

Mål:        Finde ud af fil-deling-/komm-løsning
Updatere og strukturere hjemmeside og plugins.
Undersøge IT-løsninger og besl.oplæg???
Strukturere regneark, videreudvikling af systemet, programmering,                vejledninger med dokumentation (brugernavne, kodeord mm.)

 

Hvad Hvem Hvor Hvornår Ressourcer

Beslutningsgrundlag:
Ved ønske om systemskift og og større nye tiltag skal der laves oplæg            og evt. prototyper til MG for godkendelse før iværksætning. Dette skal            gøres på basis af egne initiativer for lystens skyld.

Antal møder: Holder løbende mailkorrespondance efter behov.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.

 

 

PR
Gruppe: Cathrine, Grete, Ellis, Jens og Christina

Formål:    At synliggøre foreningen og dermed være foreningens ansigt udadtil,            for at fremme viden om permakultur.

Kriterier:    Kræver synlige platforme såsom hjemmeside, nyhedsbrev, Facebook,            stande, plakater, foldere, visitkort mm.
Kvalificerede permakulturister med et vist niveau af viden og                    færdigheder.
En kommunikationsstrategi (kontinuerlig køreplan) med en definition af            målgruppe og medier.
Dokumentation af aktiviteter for at fastholde en levende                    hjemmeside og dermed vise foreningens udvikling.                        Behøver input fra de øvrige relevante grupper fx. LAND netværket,                Permablitz, Medlemspleje o.l.                                    Have et samarbejde med IT, Medlemspleje, MG, foreningens netværk            udadtil o.l.
Samarbejde med Fundraisning for at kunne producere materialer.
Have en talsperson til fx. pressemeddelelser, interviews o.l.
Mål:

 

Hvad Hvem Hvornår Antal Ressourcer
Nyhedsbreve fx. 6 gange
Updateret hj.side kontinuerligt
Artikler 6 pr måned
Foldere 1 gang/år
Plakater 1 gang/år
Historievæg Opdateres efter behov
Facebook kontinuerligt

Beslutningsgrundlag:
Skal følge MG´s retningslinjer og henvende sig til MG ved nye tilfælde.

Antal møder: Holder løbende mailkorrespondance efter behov.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.

 

Bliv aktiv
Gruppe: Grete, Jens, Candela, Cathrine, Heidi, Ellis og Sofie  (behov for tovholder x 2)

Formål:    At engagere flere medlemmer og interesserede.
Skabe ejerskabsfornemmelser for foreningen.
Lave flere aktiviteter og dermed skabe mere synlighed samt lave andre            foreningsopgaver såsom fundraising, IT.
Skaffe ressourcer/kompetencer.

Kriterier:    En klar definition over overskuelige opgaver for foreningen og                synliggøre dem via en jobbank/frivillig-koordinator.                        En frivillig koordinator.
Kommunikationskanaler: mail, nyhedsbrev, tidsskrift, Facebook,
kursusgruppesider og ved kursus fx. PDC samt til kursusudbyderne.
Mål:        At definere opgaver og finde behov, samt lave en skabelon over dette            om hvordan man gør.
Lave jobbank.
Lave og administrere en medlemsliste.
Holde kontakt med kursusholdere og LAND centre.
Reklamere for opgaver i fx. tidsskriftet, nyhedsbrevet ol.
Opfølgning på om opgaven er løst.
(Måske sociale arrangementer)
Holde fast i frivillige (måske via database eller en særskilt kolonne i                medlemslisten)

Beslutningsgrundlag:
Skal følge MG´s retningslinjer og henvende sig til MG ved nye tilfælde.

Antal møder: Holder løbende mailkorrespondance efter behov.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.

 

Undervisning/Uddannelse
Gruppe: Cathrine, Grete, Kurt og Morten

Formål:    Formidle en større forståelse og viden om Permakulturens principper.
Kvalitetssikre og sætte standarder for undervisningen.
En fælles diskur omkring permakultur.
Kompetenceudvikling.
Definere niveauer af videnskompetencer.
Støtte oprettelsen af undervisningsmateriale og udvikle dette på dansk.
Professionalisering.
Kriterier:    Have en forståelse for permakulturens undervisning og hierarki =                 introkurser – pk designkurser – diplom – special kurser – undervisere.

Mål:        Lave undervisningsmateriale til eksempelvis børnehaver, skoler,                højskoler, gymnasier o.l.
Oprette en database med allerede eksisterende                        undervisningsmateriale.
Samarbejde om en nordisk diplomgruppe.
Samarbejde med STG Kom godt igang, LAND, Forskning,                    Internationale projekter.

Beslutningsgrundlag:
Skal følge MG´s retningslinjer og henvende sig til MG ved nye tilfælde.

Antal møder: Holder løbende mailkorrespondance efter behov.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.

Fundraising
Gruppe: Cathrine, Kurt (og Grete)

Formål:    Skaffe ressourcer til foreningens aktiviteter, projekter og
organisatoriske- og kompetenceudvikling samt til fejring.
Kriterier:    En eller flere fundraisere med kendskab til fondenes formål, formalia,            TID, engelsk sprogkundskab og formel formuleringsevne.

Mål:        Undersøge hvilke fonde PKDK kan søge.
Følge med i udvikling, udbud og deadlines af lokale, regionale,
nationale og internationale fonde.
Samarbejde med andre organisationer.
Skrive ansøgninger.
Prioritere idéer.
Tilpasse og formulere realiserbare projektidéer.
Projektudvikling – input og ejerskab fra aktører.

Beslutningsgrundlag:
Skal følge MG´s retningslinjer og det muliges kunst.

Antal møder: …

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.

LAND
Gruppe: Grete (Cathrine, Candela og Ellis er i forvejen LAND rådgivere)

Formål:    At udbrede kendskab til permakultur gennem læring, aktiviteter,                netværk og demonstration.
At kunne gøre permakultur til en levevej. (med tiden)

Kriterier:    Opbakning fra MG og medlemmer

Mål:        Opbygge et livskraftigt netværk, som er selvudviklende.
Skabe genkendelighed, synlighed og permakulturelt materiale.
At vælge LAND centre og kende diverse procedurer herom.
Samarbejde med andre grupper.
Undervisningsmateriale.
Intern kommunikation.
Sparring og jobshadowing.
Workshops og forsamling.
Fundraising.

Beslutningsgrundlag:
Dette er en selvstyrende gruppe, som følger MG´s og LAND´s                retningslinjer.

Antal møder: LAND forsamling en gang om året samt flere workshops for LAND
interesserede.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på LAND
forsamlingen.

Moderpleje af Modergruppe (retningslinjer)
Gruppe: Candela, Ellis og Christina (Morten)

Formål:    Udvikle en sund foreningsstruktur og kultur.
Kriterier:    Viden om den sociale struktur og gruppesammenhænge (sociokrati)
værktøjer.

Mål:        Indsamle retningslinjer fra STG og strømline dem.
Lave appendix, årshjul over vigtige datoer samt generelle ting i forhold
til vedtægter.
Komme med oplæg til ny struktur: bestyrelse – litteratur – drejebog –
relevante workshops til pleje af MG fx. konflikthåntering.
Sørge for evaluering og feedback.
Udsende dagsorden til MG møder og årsmøde, referat
(sekretærfunktion).
Udarbejde ny struktur til afholdelse af MG møder.
Påklæde MG medlemmer til at være mødefacilitatorer.
Facilitere workshops: sociale struktur.

Beslutningsgrundlag:
Indstilling til MG møde og generalforsamling vedr. evt.
vedtægtsændringer.

Antal møder:     Holder løbende mailkorrespondance efter behov.

Evaluering:     Løbende for kontinuerlig tilpasning.

Det Fælles Bedste
Gruppe: Cathrine, Ellis, Candela (alle MG medlemmer hjælper med praktisk arbejde)

Formål:    Samle de foreninger som sammen arbejder med grøn omstilling. PKDK
vil forsøge at få permakultur på den kommende agenda.
Kontinuerlige møder hver anden måned.

Kriterier:    Aktiv deltagelse i møder og udvalg.
Lyst og overskud til at bidrage til fællesskabet.
Skal professionelt kunne repræsentere PKDK.

Mål:        Vidensdeling til MG og foreningen.
Forberede vores repræsenntation.
Opstille et budget og få det godkendt af MG.
Engagere vores medlemmer og frivillige.

Beslutningsgrundlag:
Mandat til udtalelser og beslutninger med mindre det vedrører
økonomiske beslutninger som rækker ud over det aftalte med MG.

Antal møder: Holder løbende mailkorrespondance og mødes efter behov.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.

 

Lokale netværk
Gruppe: Cathrine, Ellis Kurt og Jens

Formål:    Samle lokale netværk under PKDK for at styrke permakulturen i DK og
opnå et vist niveau for kvalitetssikring.
Hjælpe medlemmer/frivillige med at finde frem til permakulturen i deres
lokalområde.
Kriterier:    Viden om netværk.
At PKDK kan tilbyde det lokale netværk “noget”.
Være opsøgende, openminded, diplomatisk og have meget
“netværkslyst”.
Engelsk sprogkunst.

Mål:        Skal observere og kontakte sit lokale netværk. Her med understøttelse
fra af hjemmesiden i samarbejde med IT.
Udarbejde strategi for dannelse af nye lokale netværk.
Udarbejder retningslinjer – må man fx gøre som Silkeborg?
Udbyde PR både nationalt og internationalt.

Beslutningsgrundlag:
Underrette MG ved “genstridige” lokale netværk og sammen finde en
løsning.
Skal følge MG´s retningslinjer og henvende sig til MG ved nye tilfælde.

Antal møder: Holder løbende mailkorrespondance efter behov.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.

 

 

Nationale netværk.
Gruppe: …

Formål:    Samle og forstærke det grønne netværk for at opnå samarbejde og
indflydelse.
UBU-medlemskab virkeliggøres – udd.
Kriterier:    Tid til kontinuerligt at deltage i møder.
Viden om netværk/organisationer og hvad der sker rundt i landet
politisk.

Mål:        Deltage i/tage initiativ til møder i netværket.
Give feedback retur til PKDK/MG – og bede om hjælp til fælles opgaver.
Referatskrivning i forbindelse med møder.
Undersøge hvilke andre organisationer vi kan samarbejde med.
Holde kontakt og deltagelse via PR i løse andre løse forbindelser fx.
Frøsamlerne, LØS mm.

Beslutningsgrundlag:
Intet frit mandat, men skal spørge MG om hvad PKDK kan love andre
organisationer.

Antal møder: Holder løbende mailkorrespondance efter behov.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.

Permablitz
Gruppe: Morten, Heidi, Mette Hansen og Sofia.

Formål:    At inddrage medlemmer og skabe kompetenceudvikling, læring og ikke
mindst netværk.
Være støtte og sparringsspartner til gruppen Kom Godt igang.
Kriterier:    Afholdere (værter) for Permablitz.
Kommunikationskanaler ud til medlemmerne imellem.
Færdige tegnede design af veldefinerede opgaver at permablitze.

Mål:        Facilitere henvendelser ved løbende at updatere
hjemmesiden samt sprede ordet via Facebook, mailplakater o.l. via en
mailliste.
Sikre hvervning af nye medlemmer ved permablitzer.
Sikre beskrivelse og billede af permablitzen i nyhedsbrev,
hjemmesiden og Facebook samt at dokumentere begivenheden ved
referat eller lignende.

Beslutningsgrundlag:
Mulighederne er åbne inden for Permablitz-definitionen.

Antal møder: Holder løbende mailkorrespondance efter behov.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.

Internationale projekter
Gruppe: Cathrine, Kurt og Candela

Formål:    Repræsentere PKDK udenfor DK´s grænser og være en del af den
internationale udvikling.
Kriterier:    Kendskab til projekter, netværk og kontaktpersoner.
Villighed og mulighed for at rejse.
Engelsk almen og permakulturel sprogkunst.

Mål:        Holde kontakt og deltage i arbejdet omkring:
-Nordisk møde, Nordisk Institut, Nordisk permakulturfestival.
-Europæisk Permakltur Netværk (EUPN).
-EPT Newsletter.
-International Permaculture Convergence (IPC)
-Erasmus+ partnerskaber (LAND, Carbon Convergens).
-Erasmus+ mobiliteter.
-Permaculture College of Europe (PCofE)
-Forskning.
-Ecolise.
-International LAND.
-Fundraising.
-European Permaculture Council (EuPC) (Europæisk forsamling).

Beslutningsgrundlag:
Skal følge MG´s retningslinjer og henvende sig til MG ved nye tilfælde.

Antal møder: Holder løbende mailkorrespondance efter behov.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.



Forskning
Gruppe: Candela, Heidi, Karoline og Tycho

Formål:    Bidrage til at permakultur udviser effektivitet og kan dokumenteres.

Kriterier:    Foreningen skal have overblik over medlemmernes aktiviteter (LAND +
enkelte medlemmer).
Have overblik over aktiviteter i andres regi.
Udfærdige tydelige forsøgsbeskrivelser (protokoller), som kan følges
og forstås af medlemmer.
Have en koordinator for indsamling af data – både i DK og i sær med
det engelske forskningsprojekt.

Mål:        Opsamle og synliggøre den forskning som bekræfter permakulturens
principper.
Indsamle metoder/fremgangsmåder for forskningsstrategi og
dataindsamling.
Motivere medlemmer til at bidrage til forskningsprojekter.
Samarbejde med uddannelsesgruppen og praktikanterne.
Samarbejde med PR gruppen.

Beslutningsgrundlag:
Skal følge MG´s retningslinjer og henvende sig til MG ved nye tilfælde.

Antal møder: Holder løbende mailkorrespondance efter behov.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.






Kom Godt I Gang
Gruppe: Morten og Christina

Formål:    At flere bliver i stand til at tage konkrete skridt til at udleve
permakulturen/dele af den.
Kriterier:    At man for alle professionelt kan formidle permakulturens principper.

Mål:        Lave casebeskrivelser om hvordan man genopbygger kredsløb,
masseovne, diplomdesigns mm.
Udføre e

Beslutningsgrundlag:
Skal følge MG´s retningslinjer og henvende sig til MG ved nye
tilfælde.plantelister og Permablitz.

Antal møder: Holder løbende mailkorrespondance efter behov.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.


Modergruppen (selve bestyrelsen)
Gruppe: …

Formål:    At styre skibet med en flad sociokratisk struktur og uddeligere
kompetencer.
Repræsentere PKDK med handlingsplanen og vedtægterne i ryggen.
Tage beslutninger, både økonomiske, strategisk og policy.
Kriterier:    Aktive MG medlemmer, vedtægter og en handlingsplan.

Mål:        Udarbejde og godkende en policy, kommunikationsstrategi og
handlingsplan.
Supervisere STG’erne.
Revidere vedtægter om nødvendigt.
Moderpleje

Beslutningsgrundlag:
Alt under generalforsamlingen og som ikke er i modstrid med
generalforsamlingen.

Antal møder: Generalforsamling med et efterfølgende konstituerende MG møde og et
face2face-MG møde i marts. MG mødet afholdes hver den anden
onsdag aften i måneden via Skype.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.

Alternativ Økonomi
Gruppe: Candela, Heidi og Jens

Formål:    Undersøge og udvikle gaveøkonomi.
Kriterier:

Mål:        Indstille forslag til bestyrelsen

Beslutningsgrundlag:
Skal følge MG´s retningslinjer og henvende sig til MG ved nye tilfælde.

Antal møder: Holder løbende mailkorrespondance efter behov.

Evaluering:     En årlig beretning på generalforsamlingen samt på det konstituerende            møde.

 

 

– Har vi bruge for noget?
– Praktiske aspekter.

– Taknemlighed for dig selv.

Gruppe Lege pass frugten niveau 3. (5 min)

 

Feedback fra weekenden (16-17)

– Hvad har været godt?

– Hvad kunne have være bedre?

– Har du ideer til forbedringer?

– Næste skridt

– Taknemmelighed for weekend.

Farvel

MAD:

15 mennesker 4 dag.

 

  • Udelegere mad.  

Velkommen til foreningen Permakultur Danmarks hjemmeside!